Roczne podsumowanie zamówień publicznych

Najwięcej problemów przy sporządzaniu sprawozdania rocznego pojawia się wtedy, gdy dane są zbierane dopiero pod koniec lutego. Tymczasem jest to obowiązek, który wymaga wcześniejszego przygotowania i nie powinien być odkładany na sam koniec okresu sprawozdawczego. Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach przekazuje się Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych do dnia 1 marca roku następującego po roku sprawozdawczym. Jeżeli ostatni dzień terminu przypada na dzień wolny od pracy, termin upływa następnego dnia roboczego. Z tego względu pytanie, jak wypełnić roczne sprawozdanie z zamówień publicznych, warto postawić znacznie wcześniej niż w lutym.

W praktyce najlepsze rezultaty daje model pracy, w którym dane są gromadzone przez cały rok, a etap sporządzania formularza jest jedynie końcowym uporządkowaniem wcześniej przygotowanych informacji. Wtedy roczne podsumowanie zamówień publicznych nie staje się działaniem kryzysowym, lecz zwykłą czynnością administracyjną.

Na co warto zwrócić uwagę przy prowadzeniu rejestru?

Jeden rejestr przez cały rok

Najprostszym i zarazem najskuteczniejszym rozwiązaniem jest prowadzenie jednego rejestru wszystkich umów zamówieniowych przez cały rok. Może to być arkusz Excel, SharePoint albo inne narzędzie wewnętrzne, pod warunkiem że jest używane konsekwentnie i według jednego schematu. Każda umowa powinna być wpisywana możliwie szybko po jej zawarciu, a nie dopiero w chwili przygotowywania sprawozdania.

W takim rejestrze warto ujmować co najmniej:

• datę zawarcia umowy,
• numer sprawy albo postępowania,
• jednostkę merytoryczną,
• rodzaj zamówienia,
• kod CPV,
• podstawę udzielenia zamówienia,
• wartość szacunkową netto,
• wartość umowy netto i brutto,
• liczbę ofert,
• informację o częściach zamówienia lub umowie ramowej,
• miejsce przechowywania dokumentacji.

Szczególne znaczenie ma data zawarcia umowy, ponieważ to ona najczęściej rozstrzyga, do którego roku sprawozdawczego dana pozycja powinna zostać przypisana.

Dokumentacja zamówienia w stałym układzie

Drugim elementem, który wyraźnie ułatwia przygotowanie sprawozdania, jest uporządkowana dokumentacja każdej sprawy. Nie chodzi tu o rozbudowaną archiwizację, lecz o prosty i powtarzalny układ, który pozwala szybko ustalić przebieg postępowania, treść umowy oraz sposób jej realizacji.

W praktyce dobrze sprawdza się podział dokumentów na trzy części:

• dokumenty postępowania,
• dokumenty umowne,
• dokumenty rozliczeniowe.

W pierwszej grupie znajdują się ogłoszenia, SWZ albo zapytania, pytania i odpowiedzi, protokoły oraz notatki. W drugiej same umowy, pełnomocnictwa, zabezpieczenia i aneksy. W trzeciej odbiory, protokoły, korespondencja dotycząca terminów, kar, rozliczeń i zmian zakresu. Taki układ ogranicza ryzyko, że dane do sprawozdania będą później odtwarzane z pamięci albo z rozproszonej korespondencji.

Rejestr aneksów i zmian wartości

Jednym z częstszych błędów przy sporządzaniu sprawozdania rocznego jest opieranie się wyłącznie na pierwotnej wartości umowy, mimo że kontrakt był później zmieniany. Jeżeli umowa została aneksowana, a zmiany wpływały na jej wartość, powinno to znaleźć odzwierciedlenie już na etapie prowadzenia rejestru.

Dlatego warto uzupełnić rejestr o dwa dodatkowe pola:

• wartość pierwotna umowy,
• wartość po zmianach wraz z datą aneksu.

Takie rozwiązanie pozwala uniknąć późniejszych nieścisłości i znacząco zmniejsza ryzyko ponownego analizowania każdej umowy dopiero przy sporządzaniu sprawozdania.

Ustal z góry sposób kwalifikowania zakupów

Dobre przygotowanie sprawozdania wymaga również jednolitego sposobu kwalifikowania poszczególnych zakupów. Zmiany progów stosowania ustawy wpływają na to, jak jednostka klasyfikuje zamówienia jako objęte Prawem zamówień publicznych, podprogowe albo wyłączone spod ustawy. Z tego względu warto już na etapie wpisywania umowy do rejestru wprowadzić prostą kolumnę dotyczącą kategorii zamówienia wraz z podstawą prawną.

Takie podejście ułatwia późniejsze ustalenie, które pozycje powinny zostać wykazane w określony sposób i z jakiego reżimu prawnego wynikają.

Dostęp do e-Zamówień należy sprawdzić wcześniej

Samo zebranie danych nie wystarczy, jeżeli jednostka nie ma odpowiednio przygotowanego dostępu technicznego do systemu. Roczne sprawozdanie przekazuje się elektronicznie za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, a możliwość jego przygotowania zależy od właściwych uprawnień użytkownika.

W praktyce brak odpowiedniej roli w systemie bardzo często okazuje się przyczyną opóźnień w końcówce lutego. Dlatego rozsądnie jest sprawdzić dostęp i uprawnienia już w styczniu, a nie dopiero wtedy, gdy formularz powinien być gotowy do przekazania.

Podsumowanie

Roczne podsumowanie zamówień publicznych przestaje być problematyczne wtedy, gdy dane są gromadzone na bieżąco przez cały rok, a nie dopiero przy okazji sporządzania sprawozdania. Kluczowe znaczenie ma tu konsekwentne zbieranie trzech grup informacji: danych o zawartych umowach, zmian wpływających na ich wartość oraz uporządkowanej dokumentacji każdej sprawy. W takim modelu przygotowanie sprawozdania nie ma charakteru awaryjnego, lecz staje się zwykłą czynnością administracyjną opartą na wcześniej przygotowanych danych.

W praktyce o sprawnym przygotowaniu sprawozdania decyduje to, czy jednostka dysponuje jednolitym rejestrem, jasnymi zasadami kwalifikowania zamówień oraz uporządkowanym obiegiem dokumentów. To właśnie dlatego odpowiedź na pytanie o wypełnienie rocznego sprawozdania z zamówień publicznych, w rzeczywistości dotyczy nie tylko samego formularza, ale całego sposobu organizacji pracy w jednostce. Przed kolejnym okresem sprawozdawczym warto więc ocenić, czy obecne rozwiązania rzeczywiście pozwalają terminowo i bezpiecznie zebrać wszystkie potrzebne informacje.

Pomocne może być również skorzystanie z doradztwa prawnego osoby mającej doświadczenie w zamówieniach publicznych i organizacji procesów po stronie zamawiającego, ponieważ pozwala to uporządkować nie tylko sam rejestr, ale także wewnętrzną procedurę pracy. Takiego wsparcia prawnego udziela przykładowo KL Radcy. Dzięki temu łatwiej ograniczyć ryzyko błędów sprawozdawczych i przygotować w jednostce model działania, który będzie spójny również z punktu widzenia kontroli i późniejszej weryfikacji dokumentów.